Melding klokkenluider

Klokkenluider policy

Deze policy is opgesteld om medewerkers en derde partijen in staat te stellen om (vermoedelijk) ernstig wangedrag en/of onregelmatigheden te melden. Op deze pagina leggen we uit wat het doel van de policy is, wie eronder vallen, welk soort meldingen gedaan kunnen worden, hoe zo’n melding verloopt en wat de waarborgen zijn voor zowel de melder als de persoon tegen wie een onderzoek loopt.


Doelstelling
Onze policy heeft als doel medewerkers en derde partijen in staat te stellen om (vermoedelijk) ernstig wangedrag en/of onregelmatigheden te melden. Op deze manier stimuleert Democo Group een cultuur van openheid en verantwoordelijkheid. Democo Group verwacht dat alle medewerkers zich gedragen in overeenstemming met de onze kernwaarden en beleid, en de toepasselijke wetten en voorschriften naleven. Onze policy beschrijft hoe medewerkers en derde partijen op een vertrouwelijke manier hun zorgen kunnen uiten zonder angst voor represailles.


Toepassingsgebied
Deze policy is van toepassing op alle medewerkers die verbonden zijn met een arbeids- of dienstverleningsovereenkomst en alle mogelijke derde partijen die in relatie staan met Democo Group NV, inclusief haar huidige en toekomstige business units Bouw, Technieken en Projectontwikkeling. De bedrijven die op dit moment onder Democo Group vallen zijn: Democo NV, Democo Group NV, CIRIL NV, Deholi NV, Vandenbriele NV, AEW NV, AEW Security BV en Demtec Services NV.


Wangedrag of onregelmatigheden
Deze policy maakt onderscheid tussen sociale en zakelijke integriteit. Sociale integriteit heeft betrekking op ongewenste omgangsvormen, terwijl zakelijke integriteit gaat over onder meer vertrouwelijke informatie, materieel en goederen, veiligheid, milieu, gezondheid en contacten met klanten en leveranciers. Meldingen van sociale integriteitsschendingen worden bij voorkeur gedaan conform het beleid Grensoverschrijdend Gedrag op het Werk. Meldingen van (vermeende) zakelijke integriteitsschendingen kunnen worden gericht aan de Integrity Officer.


Indienen melding
Meldingen van (vermeende) zakelijke integriteitsschendingen kunnen worden gericht aan de Integrity Officer per mail, brief of telefonisch, of via het online platform IntegrityLog. Het online platform is 24/7 toegankelijk en kan anoniem worden gebruikt. Anonieme meldingen moeten wel voldoende details bevatten om behandeld te kunnen worden. Het is ook mogelijk om een melding te doen bij de Federale Ombudsman, bijvoorbeeld in situaties waarin er geen reactie is gegeven op een interne melding of wanneer er een dreigend of duidelijk gevaar voor het openbaar belang is. Bewijsstukken, documenten, referenties, foto's of andere relevante informatie helpen elke instantie om een melding efficiënter te behandelen.

Integrity Officer:
Naam: Sarah Van Heghe
E-mail: integrityofficer@democogroup.com
Telefoon: +32 11 22 45 26 of +32 498 49 55 36
Adres: Herkenrodesingel 4b, 3500 HASSELT

IntegrityLog
Vul dit formulier in

Federale Ombudsman:
E-mail: contact@federaalombudsman.be
Adres: Leuvenseweg 48/6, 1000 BRUSSEL
Website: https://www.federaalombudsman.be
Telefoon: 0800 99 961


Waarborgen voor melder
Meldingen worden vertrouwelijk behandeld en informatie wordt gedeeld op een 'need-to-know' basis. Alle persoonsgegevens worden enkel gebruikt in overeenstemming met het GDPR-beleid van Democo Group. Democo Group moedigt aan om mogelijke wangedrag of onregelmatigheden te melden, zonder dat dit nadelige gevolgen zal hebben voor de melder. Represailles worden beschouwd als een ernstige schending van de policy.


Waarborgen voor het voorwerp van het onderzoek
De persoon tegen wie een onderzoek loopt, heeft ook recht op bescherming en wordt hiervan binnen een redelijke termijn in kennis gesteld, tenzij dit het onderzoek in gevaar brengt. Informatie wordt vertrouwelijk behandeld en gedeeld met een beperkt aantal personen op een strikte “need-to-know” basis. De onderzochte persoon heeft het recht om op de aantijgingen te reageren en kan in beroep gaan tegen negatieve bevindingen of beslissingen.


Het melden van (vermoedelijk) onethisch of onrechtmatig gedrag is van groot belang voor de integriteit en reputatie van Democo Group en draagt bij aan een cultuur van openheid en verantwoordelijkheid. We moedigen iedereen aan om eventuele zorgen of bezorgdheden te melden via de kanalen die we beschikbaar stellen. Wij verbinden ons ertoe meldingen ernstig en zorgvuldig te behandelen en de vertrouwelijkheid te respecteren. Samen zorgen we voor een veilige en ethische werkomgeving voor al onze medewerkers en derde partijen.

Indien u vragen heeft over deze policy, neem dan contact op met de Integrity Officer.